中國電力網(wǎng)訊 包頭供電局客服中心是受理客戶報裝用電的單位,檔案室已經(jīng)存放了近二十年的客戶報裝資料,已經(jīng)形成資料過多無法存放的局面。2019年客服中心蒲公英創(chuàng)新工作室開發(fā)一套電子檔案管理系統(tǒng)及檔案資料自動化掃描編碼系統(tǒng),作為當年的創(chuàng)新項目,將檔案室現(xiàn)存的報裝資料全部數(shù)字化,可節(jié)省報裝資料的存放空間,有利于資料的長時間保存,同時大幅提高資料查詢的效率,更便于資料的閱覽。
電子檔案管理系統(tǒng)放置在蒲公英創(chuàng)新工作室,配置高速掃描儀和電腦,可以對現(xiàn)存的紙質(zhì)資料進行快速掃描,同時通過管理系統(tǒng)自動將掃描生產(chǎn)的數(shù)字化文件進行編碼,儲存在觸摸電腦內(nèi),并利用觸摸屏的方式以便于對存檔資料的查詢與瀏覽。利用資料自動化掃描編碼系統(tǒng),可自動將紙質(zhì)資料掃描成數(shù)字化的影像資料,并且自動編碼后存入檔案管理系統(tǒng),相關人員可以通過該系統(tǒng)快捷地檢索瀏覽報裝資料。電子檔案管理系統(tǒng)有效解決傳統(tǒng)檔案保管過程中存在的防火、防潮等一系列問題,對報裝資料無限期保存,并且可以節(jié)省存放空間,緩解辦公場地不足的矛盾。按照平均每年報裝1500戶,每份20頁資料計算,每年可節(jié)省紙張3萬余張,節(jié)省報裝資料打印、復印等費用,每年節(jié)約費用均在萬元以上。通過一年的運行,現(xiàn)已將2006年--2018年報裝工單進行了掃描,錄入業(yè)務工單兩萬多份,將近40萬頁的資料,充分發(fā)揮了預期的效果。
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